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EPAMARNE/EPAFRANCE : Travailler ensemble - Séminaire EPAMARNE/EPAFRANCE, à Noisiel

Offre d'emploi

Assistant de projets F/H

POSTE POURVU

EPAMARNE ouvre à candidature un poste d’assistant(e) de projets en contrat à durée indéterminée au sein du Service Ingénierie de la Direction des Opérations.

La Direction des Opérations (DOP) est responsable de la réalisation des opérations d’aménagement menées par l’EPA sur l’ensemble du territoire.

Elle prend le relais de la Direction de la Stratégie et du Montage et devient responsable des opérations après validation du projet par le Conseil d’Administration (approbation du dossier de création, du dossier de demande de permis d’aménagement, de la signature du traité de concession). Elle en assure le suivi jusqu’à leur bon achèvement et assiste la Direction Financière dans les opérations de clôture. Elle conduit, avec les collectivités et les administrations concernées, l’ensemble des procédures nécessaires à la mise en oeuvre des opérations, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Foncières qui pilote la procédure de Déclaration d’Utilité Publique.

Elle est chargée d’assurer le reporting sur la réalisation des opérations en assurant la mise à jour régulière des Prévisions à Fin d’Affaire (PFA) et la production des Comptes Rendus Annuels à la Collectivité (CRAC).

En liaison permanente avec la Direction du Développement et de la Promotion, elle s’assure de la pertinence de la production au regard des attentes du marché et de son rythme d’écoulement. Elle vise à optimiser les calendriers de réalisation dans un contexte de rareté budgétaire.

Elle est garante de la qualité urbaine, architecturale et paysagère des opérations d’aménagement de l’EPA et veille au déploiement opérationnel de l’innovation dans un objectif de développement durable du territoire. A ce titre, elle participe et peut représenter l’EPA dans le réseau des professionnels de l’aménagement, de l’urbanisme, de l’architecture, du paysage et des travaux publics.

Elle est responsable du respect des coûts et des délais dans la réalisation des opérations et gère la relation au quotidien avec les collectivités en vue de la remise en gestion des infrastructures au fur et à mesure de leur mise en service. Elle assiste la DAJF dans le suivi des opérations de rétrocession.

La Direction des Opérations est par ailleurs chargée de la relation avec Euro Disney et Villages Nature.

Elle comprend trois services :

  • Le Service Aménagement
  • Le Service Ingénierie
  • Le Service de la Qualité Urbaine

L’assistant(e) de projet sera rattaché(e) hiérarchiquement à la responsable du service ingénierie.

 

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :
Hiérarchiquement rattaché(e) au service ingénierie, les assistant(e)s de projets agissent en transverse dans le cadre des projets menés par la Direction des Opérations. Ils / elles sont affecté(e)s par projet pour les missions d’assistanat projet et aux membres de la Direction des Opérations pour lesquels ils/elles peuvent assurer les prises de rendez-vous, la réception des appels téléphoniques et toutes autres tâches relevant de l’assistanat classique.
Au sein de la Direction des Opérations vous êtes garant(e) :

  • De la bonne organisation des réunions pour les membres de la Direction des Opérations (Responsables aménagements, Ingénieurs chargés d’opérations, architectes-urbanistes…)
  • De la formalisation, du regroupement, suivi, contrôle et classement d’un certain nombre d’informations et de documents propres au montage et à l’exécution d’opérations d’aménagement (formalisation des marchés, suivi administratif des travaux, reporting divers….)

Au sein de la Direction des Opérations, l’assistant(e) sera amené(e) à remplacer les autres assistant(e)s de projet et/ou l’assistante de direction pendant les périodes d’absences afin d’assurer la continuité du service.

 

ACTIVITÉS :
Assistanat classique

  • Préparer et organiser les réunions,
  • Gérer les appels téléphoniques entrants,
  • Traiter le courrier,
  • Rédiger et mettre en forme des documents de communication écrite (courrier, compte-rendu, présentation),
  • Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet,
  • Regrouper les informations transmises par les membres de la Direction des Opérations pour la préparation des dossiers de reporting (financiers et autres)
  • Rédaction des procédures internes à la Direction des Opérations

 

Assistanat projet
1. Phase de formalisation des projets :

Dans le cadre des marchés à procédure adaptée, marché inférieur à 25 000 euros

  • Traitement de la formalisation par saisie dans le SifoW sous contrôle d’un membre de la Direction des Opérations
  • Scan du devis dûment validé par les personnes habilitées rattaché dans le SifoW
  • Envoi automatique de ces demandes au service financier (SF)
  • Traitement des retours dématérialisés du SF (engagement et bon de commande) pour envoi aux fournisseurs et service facturier
  • Suivi et classement (tableau de suivi commun des moins de 25k€ par assistantes)
  • Traitement des prolongations de délais avec transmission auprès des services achats et facturiers

Dans le cadre des marchés à procédure adaptée, marché inférieur à 50 000 euros

  • Lancer la consultation auprès des prestataires sur la base du cahier des charges fourni par le Responsable d’Aménagements ou l’Ingénieur chargé d’opérations,
  • Réceptionner les offres et participer à leur analyse,
  • Etablir la fiche de formalisation des MAPA en regroupant et vérifiant les informations suivantes :
    • Vérification des prix unitaires du devis.
    • Vérification des trois premiers chiffres du code comptable.
    • Transmission au service achats, accompagnée du devis
  • Mise à jour du tableau de suivi des marchés des plus de 25k€ (tableau commun assistantes et DOP) avec vérification des fiches de formalisation

Dans le cadre des marchés formalisés supérieurs à 50 000 euros

  • Préparer avec le chargé d’affaires et transmettre au service achat la fiche de formalisation des contrats et le cahier des charges ou CCTP
  • Mise à jour du tableau de suivi des marchés des plus de 25k€ (tableau commun assistantes et DOP) avec vérification des fiches de formalisation en lien avec le service achats

 

2. Phase d’exécution des projets (en fonction de la présence ou non d’une MOE) :

  • Rédiger ou contrôler, transmettre les documents qui permettent de faire le lien avec la MOE et/ou l’entreprise et/ou les services internes de l’EPA : bon de commande, avenant, OS y compris classement numérique sur serveur partagé,…
  • Suivre, transmettre les informations de prolongation de délai au service achat pour que ce dernier puisse rédiger la décision, et s’assurer des signatures,
  • Vérifier avec le contrôle de la personne référente (architecte urbaniste, ingénieur chargé d’opérations, responsable d’aménagements…), les ordres de service et les décisions rédigés, le cas échéant, par la MOE (notamment OS de taux supplémentaire et de prix nouveaux)
  • Réaliser les opérations administratives relatives aux réceptions des marchés: réception des PV de réception sous la responsabilité du chargé d’affaires, préparer les décisions de réception sous le contrôle des ingénieurs chargés d’opérations et les transmettre au titulaire du marché et au service financier de la DAF
  • Assurer le suivi des factures : Réception du bordereau de transmission du service facturier accompagné des factures, situations de travaux, DGD, etc. Renseignement d’un tableau de suivi interne Direction Opérationnelle départ/arrivée des factures, transmission des factures au chargé d’affaire, diffusion auprès du chargé d’affaire afin de faire valider le “service fait” et veille au respect des délais de traitement interne de la DOP de la facture avant envoi au service facturier sous bordereau)
  • Suivi et traitement des notes d’observations émises par le service facturier pour le traitement des factures,
  • Organiser le classement des documents et transmettre les dossiers à archiver au pôle archives selon la procédure en cours,
  • Préparer les PV de remise en gestion des ouvrages sous le contrôle des ingénieurs chargés d’opérations et s’assurer du circuit des signatures internes, externes (enregistrement des envois, des retours et classement physique et numérique)

 

3. De façon générale sur les projets :

  • Contribuer à la rédaction et la mise en forme des rapports de présentation établis par les membres de la Direction des Opérations (architecte urbaniste, ingénieur chargé d’opérations, responsable d’aménagements…), et en transmettre le nombre d’exemplaires nécessaires et signés au service achat (si possible, recueillir avant signature le visa du service achats)
  • Suivre les retours de signature des documents,
  • S’assurer du respect des procédures et délais administratifs,
  • Prendre date avec le service achats pour le passage en comités d’ouverture de plis, d’attribution des marchés, avenants, comité de suivi et d’évaluation des risques, etc.

 

PROFIL RECHERCHE :
Issu(e) d’une formation bac+2 avec une expérience significative d’au moins 2 ans dans le domaine de l’assistanat opérationnel.
Une connaissance des procédures des marchés publics et du métier de l’aménagement serait un plus.

 

QUALITÉS REQUISES :
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
Maîtrise des techniques et méthodes de classement,
Aptitude et goût au travail d’équipe,
Bonnes capacités à gérer les priorités et à s’organiser,
Réactivité et souplesse,
Bon relationnel

 

Les candidatures (CV+ lettre de motivation) à envoyer à l’adresse mail : recrutement@epa-marnelavallee.fr

 

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