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Prise de parole de Claude Robineau lors du séminiare LEGOS EPAMARNE/EPAFRANCE, à Noisiel

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3 questions à… Claude Robineau, responsable Cellule Qualité

Patricia Ficarelli

Après plusieurs mois de travail en interne sur la question de la rédaction de procédures écrites, la Direction Générale d’EPAMARNE a souhaité mettre en place une Cellule Qualité au sein de l’organisation des EPA. A cet effet, une note de service de septembre 2017 décrit les attentes et les objectifs de cette nouvelle mission confiée à Claude ROBINEAU. Nous sommes allés à sa rencontre pour en savoir plus.

Claude, peux-tu nous expliquer pourquoi ce chantier sur les procédures est indispensable et comment elles vont permettre aux collaborateurs de mieux travailler ensemble ?

C’est fin 2015, lors d’un séminaire de travail avec l’ensemble des collaborateurs d’EPAMARNE, qu’une demande très forte s’est exprimée sur la nécessité d’établir des procédures écrites et partagées. Cette demande s’est faite d’autant plus pressante lorsque, en 2016, un groupe de travail interne a élaboré un guide du mode projet très complet, nous interrogeant toujours plus, sur notre fonctionnement et le besoin d’un mode d’emploi.
A ce constat, s’ajoutent la diversité et la complexité de nos métiers pour lesquels il existe, depuis très longtemps, un fort ancrage d’une culture de l’oral. Il est donc nécessaire aujourd’hui de passer à l’écrit. Les organisations successives et le turn-over du personnel de ces dernières années font prendre le risque de perdre un véritable savoir-faire technique. Il devenait impératif de créer un socle solide avec « des documents fondateurs » qui deviendrait le référentiel de procédures indispensable pour assurer les missions d’EPAMARNE, aujourd’hui et demain.
Ces procédures ont pour vocation de définir « le qui fait quoi, comment et pourquoi ? ». Elles doivent permettre à chaque collaborateur d’identifier les rôles et les responsabilités des uns et des autres dans une situation de travail. Ces procédures s’inscrivent dans une démarche continue d’amélioration de notre fonctionnement interne.

Comment la formalisation d’une procédure se concrétise-t-elle dans ton quotidien, dans l’organisation de ton travail, et vis-à-vis des autres services ou collaborateurs ?

Le choix d’établir une procédure se pose lorsque nous sommes confrontés à des organisations de travail complexes impliquant de nombreux services et collaborateurs (exemple : archéologie préventive) ou tout simplement lorsque l’on crée un nouveau contexte de travail (exemple : la création du Comité d’Evaluation et de Suivi des Risques – CESR).
C’est dans le cadre des réunions de Gestion des Interfaces Opérationnelles, organisées tous les deux mois, et pilotées par le Directeur Général Adjoint, que les situations de travail sont discutées et que la décision d’établir une procédure peut alors s’avérer nécessaire.
Dès lors, le mode opératoire est le suivant : rencontrer individuellement les collaborateurs concernés par la situation de travail et les écouter. Les propos ainsi recueillis sont ensuite schématisés afin d’être mis en débats auprès d’un comité de lecture qui réunit les acteurs audités de départ. De cette manière, la procédure collectivement validée, n’a plus qu’à être soumise au directeur de service et au Comité de Direction pour validation définitive.
La note de service et le logigramme constituants la procédure validée sont mis en ligne dans un espace partagé du réseau interne de l’entreprise. Pour faciliter l’accès à l’information, les notes associées et les documents types en rapport avec la procédure sont également placées au même endroit.

Quelles sont tes ambitions pour les prochains mois ?

Aujourd’hui, 6 procédures ont été produites et diffusées aux collaborateurs d’EPAMARNE et d’autres sont encore au stade de l’élaboration notamment sur les procédures de la commande publique. Il convient, dès à présent, de se poser la question de l’appropriation de ces procédures. Pour cette raison, un sondage sera réalisé au cours du 1er trimestre 2018 et selon les retours, les procédures pourront à nouveau évoluer et être réajustées.
En parallèle de l’élaboration de procédures, la Cellule Qualité a engagé un travail de réactualisation de toutes les notes permanentes relatives à l’organisation générale d’EPAMARNE (organisation des EPA, Conseils d’Administration, comités…).

Question bonus, en 3 mots, comment qualifierais-tu ton travail ?

C’est un travail engageant, passionnant et à titre personnel très enrichissant.

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